Del fichaje a toda la gestión de tu plantilla.
Fichaje, registro de jornada, turnos, vacaciones, gastos, calidad y portal del empleado en un solo panel, pensado para empresas con muchos centros y personal que no se sienta delante de un ordenador.
Qué incluye
Una base y módulos que activas cuando los necesitas
El fichaje es la base y ya trae el registro de jornada, el portal del empleado, el calendario laboral, el acceso para la Inspección y la importación desde Excel. Gastos, vacaciones, turnos y calidad son módulos: se activan por empresa y solo los ve quien tiene permiso.
- Fichaje Incluido en el fichaje
- Registro de jornada Incluido en el fichaje
- Portal del empleado Incluido en el fichaje
- Gastos Módulo
- Vacaciones y ausencias Módulo
- Turnos Módulo
- Calidad y visitas Módulo
- Calendario laboral Incluido en el fichaje
- Inspección y representantes Incluido en el fichaje
- Importar desde Excel Incluido en el fichaje
Cada empresa ve solo lo que ha contratado
En el panel, «Módulos y facturación» enseña qué tiene activo tu empresa. Para añadir un módulo nos escribes y lo activamos desde nuestro lado: no hay que instalar nada ni migrar datos. Dentro de cada módulo, los permisos van por rol: administración, RR. HH., responsables de sus centros y usuarios de solo lectura.
Ayuda en cada pantalla
Junto al título de cada pantalla hay un «?» que explica qué ves y qué puedes hacer, y los clientes tienen guías paso a paso de cada módulo y del portal del empleado.
Fichaje
Cada persona ficha con lo que hay en su centro
Se pueden combinar: entrar con la tarjeta y salir con la app, por ejemplo. Todo llega al mismo registro y el panel enseña por qué vía llegó cada entrada y cada salida.
Teléfono fijo del centro
Llama al número de fichajes de Ubiot, marca su código de 5 cifras y una voz le confirma el fichaje. El número desde el que llama dice en qué centro está. Sin smartphone y sin instalar nada.
Tarjeta NFC
Acerca la tarjeta al lector del centro y el sistema decide si es entrada o salida. Ubiot instala y vincula el lector, que lleva su propia conexión y no depende de la wifi del centro.
App: desliza para fichar
En el portal del empleado se ficha deslizando el botón. Si se equivoca al fichar la entrada, la deshace en 10 segundos: no se borra, queda anotado. Si tu empresa lo pide, la app toma la ubicación solo al fichar.
Sin biometría
Ni huella ni reconocimiento facial: nadie tiene que dejar sus datos biométricos para fichar.
Desliza para fichar y, si se ha equivocado, 10 segundos para deshacer la entrada.
Por dónde llegó cada fichaje
En el registro, cada entrada y cada salida lleva el icono de su vía: ondas para la tarjeta NFC, móvil para la app y teléfono para el fijo. La tarjeta de cada trabajador la vincula la empresa pasándola por el lector, y cada tarjeta tiene un solo dueño.
Registro de jornada
Lo fichado no se reescribe
Cada entrada y salida queda con su hora real. Si hay que cambiar algo, la corrección se guarda aparte, con quién la hizo, cuándo y por qué, y la hora original sigue a la vista.
- Presencia en vivo: quién está dentro ahora en cada centro.
- Salidas olvidadas: el sistema cierra el turno de madrugada y abre una incidencia; se resuelve con la hora real y un motivo.
- Corregir y anular con motivo: un duplicado se anula, no se borra, y se puede reactivar.
- Vista previa para el trabajador: antes de guardar una corrección ves cómo le llegará a su portal.
- «Algo no cuadra»: el trabajador pide la corrección desde el móvil; lo que declara queda registrado aunque se rechace.
- Conformidad del trabajador: ve cada corrección en su móvil y responde si está conforme.
- Excel para la gestoría: del 1 al 5 de cada mes, el registro abre en el mes anterior con lo que queda pendiente y lo descargas en un clic. Lo pendiente avisa, no bloquea.
- Excel del registro por periodo, centro o persona, con la hoja de correcciones.
Portal del empleado
Una sola app para la plantilla, sin pasar por la tienda
Se abre en el navegador del móvil y se añade a la pantalla de inicio. RR. HH. da a cada persona un código de activación; después entra con su DNI y su contraseña.
- Fichar deslizando, con 10 segundos para deshacer la entrada si se equivoca
- «Me olvidé de fichar»: dice a qué hora salió y su empresa lo revisa
- Sus horas de la semana y del mes y, si hay cuadrante publicado, su saldo
- Pedir correcciones y responder a las de la empresa
- Según los módulos de su empresa: sus turnos, rondas y partes, vacaciones y gastos
- Si trabaja para varias empresas, elige con cuál entra
Gastos
Foto al ticket, aprobación y pago
El trabajador fotografía el ticket y la app lee el comercio, la fecha, el importe y el IVA; su responsable ve la foto en un visor con zoom, lo aprueba o lo rechaza con un motivo y RR. HH. lo paga, uno a uno o en lote, y lo exporta a Excel. El kilometraje va sin ticket: el trabajador pone los km y la app calcula el importe con el precio por km de la empresa, y las dietas del convenio, igual: elige el tipo y los días. En el Excel, kilometraje y dietas salen con su parte exenta y sujeta a IRPF para la gestoría. Se activa por empresa y, dentro de ella, persona a persona.
Vacaciones y ausencias
Quién falta cada día, centro a centro
El trabajador pide días desde el móvil y ve al momento cuántos le quedarán. Su responsable aprueba o deniega; si un centro se quedaría corto de personal, el panel avisa antes y deja decidir.
- 30 días naturales o 22 laborables, y el mes en que empieza vuestro año
- Permisos del Estatuto de los Trabajadores precargados, y los de tu convenio
- RR. HH. registra las bajas con su justificante y les da el alta
- Los festivos de cada centro no se descuentan del saldo
Turnos
El cuadrante, sus reglas y lo contratado con tu cliente
Haces el cuadrante de cada centro con plantillas de turno, un pincel, patrones rotativos o copiando la semana anterior. Ubiot revisa cada cambio con tus reglas de jornada y te avisa sin bloquear. Al publicarlo, cada persona ve sus turnos en el móvil con los cambios marcados.
Reglas de jornada
Por defecto, las del Estatuto de los Trabajadores. Hay un perfil para seguridad privada y puedes ajustar descansos, jornada máxima y horas del mes a tu convenio.
Previsto y fichado
El cuadrante publicado frente a los fichajes: quién llegó tarde, quién no fichó y quién fichó sin turno, con las horas del mes por persona.
Horario de servicio
Lo contratado en cada centro marca los huecos sin cubrir y mide el cumplimiento. El informe para tu cliente no lleva nombres de personas.
Calidad y visitas
Inspecciones, rondas e incidencias, con lo que no se hizo a la vista
Defines qué se rellena en cada visita sin programar nada, planificas cuándo toca y el personal lo hace desde el móvil con fotos y firma. Lo que no se hace a tiempo sale como no realizado sin que nadie lo apunte.
- Rondas por puntos QR, con ventana y tolerancia
- Tu cliente avisa escaneando un QR, sin usuario
- Informes PDF sellados, con un código para comprobar que nadie los ha tocado
- Las fotos de cada parte, en un visor con zoom
Calendario laboral
Los festivos de cada centro, sin teclearlos
Los nacionales y autonómicos llegan solos del BOE. Los locales los añades por municipio, o desde Excel si tienes muchos centros, y el calendario avisa si a un municipio le faltan.
Cada centro recibe los suyos según el código postal de su dirección. Los usan Vacaciones, Turnos y el calendario de la app de cada persona.
Acceso para la Inspección y la representación legal
Creas un acceso de solo lectura con fecha de caducidad (90 días como mucho) y entregas tú el enlace y el código. Consultan el registro, descargan una exportación sellada y cada consulta queda anotada. La representación legal ve los datos sin DNI, sin ubicación y sin motivos médicos.
Cómo lo cubre Ubiot
Implantación
Arrancas con un Excel
Descargas una plantilla con hojas para centros con su teléfono fijo, trabajadores, tarjetas NFC y fichajes del sistema anterior, y rellenas solo las que necesites.
- Antes de cargar, ves fila a fila qué se crea, qué cambia y qué está mal
- Todo o nada: con un solo error no se carga nada, para que nada quede a medias
- Puedes subir el mismo fichero otra vez: lo que ya está igual no se duplica
- Los fichajes antiguos entran marcados como importados
Por sector
Cómo encaja en tu día a día
¿Te lo enseñamos con tus centros?
Te hacemos una demo con una empresa de ejemplo y te decimos qué módulos encajan con tu plantilla. Empiezas por el fichaje y añades lo demás cuando lo necesites.
Y después, pruébalo 30 días con tu equipo.
Manuales y guías disponibles para clientes