Qué puede hacer cada uno.
Cada persona ve lo que le toca: la empresa, RR. HH. y los responsables en el panel, la plantilla en su móvil y la Inspección con un acceso que caduca. Esto es lo que puede hacer hoy cada perfil.
Panel, en el ordenador
Administrador de la empresa
Ve todo lo de su empresa, en todos los centros. Es el único que da de alta los centros, decide la ubicación al fichar y ve la facturación.
- Da de alta los centros: su teléfono fijo, su dirección y la zona del centro para los fichajes con el móvil.
- Decide, centro a centro, si la app toma la ubicación al fichar. Solo en ese momento, nunca después.
- Crea los usuarios del panel y elige su rol. Si alguien también es trabajador, pone su DNI y esa persona no podrá aprobarse sus propios gastos ni vacaciones.
- Da y quita los accesos de la Inspección y de la representación legal.
- Carga centros, trabajadores y fichajes antiguos desde Excel, y mantiene los festivos de cada centro.
- Ve los módulos que tiene contratados y su facturación.
Panel, en el ordenador
RR. HH.
Lo mismo que el administrador, salvo dar de alta centros, la ubicación al fichar y la facturación. Gestiona usuarios, pero no puede tocar a un administrador.
- Corrige y anula fichajes con un motivo: la hora fichada sigue a la vista y el trabajador ve la corrección en su móvil.
- Da de alta a los trabajadores y les da acceso a la app; si son muchos, desde Excel.
- Descarga el Excel del registro por periodo, centro o persona, y el cierre del mes para la gestoría.
- Crea los accesos de la Inspección y de la representación legal.
- Registra bajas y permisos y lleva los saldos de vacaciones. Con Vacaciones
- Paga los gastos aprobados, uno a uno o en lote, y los exporta a Excel. También fija el precio por km del kilometraje y las dietas del convenio. Con Gastos
Panel, en el ordenador o el móvil
Responsable de centro
Ve solo sus centros. Al entrar, su Inicio le enseña lo que tiene pendiente con la acción en la misma fila.
- Quién está dentro ahora en cada uno de sus centros y, si hay cuadrante, quién no ha fichado a su hora.
- Resuelve las incidencias de sus centros, como una salida olvidada, con la hora real y un motivo.
- Acepta o rechaza lo que le pide su equipo («me olvidé de fichar», «algo no cuadra») y ve si están conformes con lo corregido.
- Aprueba los gastos y las vacaciones de su equipo. Los suyos no: con su DNI puesto en el panel, los aprueba otra persona. Con Gastos y Vacaciones
- Planifica los turnos de sus centros. Con Turnos
- Organiza las rondas, las inspecciones y las incidencias de calidad de sus centros. Con Calidad
Portal del empleado, en su móvil
Trabajador
Una web que se instala en el móvil desde el navegador, sin pasar por las tiendas. Entra con su DNI y su contraseña y solo ve lo suyo.
- Ficha deslizando un botón. Si se equivoca al fichar la entrada, la deshace en 10 segundos y queda anotado.
- Si se le olvidó fichar la salida, la app se lo recuerda y le pregunta a qué hora salió; su responsable lo revisa.
- Consulta sus fichajes, con la hora que fichó y cualquier corrección al lado, y sus horas de la semana y del mes.
- Pide una corrección cuando algo no cuadra y dice si está conforme con las que hace la empresa.
- Ve su cuadrante, pide vacaciones y hace sus rondas, según lo que tenga tu empresa. Con Turnos, Vacaciones y Calidad
- Envía sus gastos con una foto del ticket: la app rellena el comercio, la fecha y el importe. Para el kilometraje pone los kilómetros y, para las dietas, el tipo y los días: la app calcula el importe, sin ticket. Con Gastos
Sin smartphone, ficha con su tarjeta en el lector del centro o llamando desde el teléfono fijo del centro.
Acceso externo, sin usuario
Inspección de Trabajo y representación legal
Un acceso de solo lectura que creas tú y que caduca. Si viene la Inspección, no tienes que preparar nada.
- Entran con un enlace y un código de 6 dígitos que les das tú, por separado.
- Solo pueden consultar. El acceso caduca en la fecha que elijas, como mucho a los 90 días, y lo puedes quitar antes.
- Ven el registro con lo fichado y lo corregido, del periodo y los centros que tú decidas.
- Descargan el Excel y un PDF resumen sellados con su huella SHA-256, que cualquiera puede comprobar en una página pública.
- Cada consulta queda anotada. La representación legal no ve DNI, ubicación ni motivos médicos.
Lo que le pasas tú
Gestoría
No necesita entrar en el panel: tú descargas el Excel del mes y se lo pasas para las nóminas.
- Del 1 al 5 de cada mes, el registro se abre en el mes anterior con lo que queda pendiente y un enlace a cada cosa.
- Descargas el Excel del mes en un clic, con los datos tal cual y sin fórmulas.
- Lo pendiente avisa, pero no bloquea: puedes descargarlo igual y cerrarlo después.
- El Excel de gastos separa, en el kilometraje y las dietas, la parte exenta de IRPF y la sujeta, para que la revise y lleve a la nómina lo que tributa. Con Gastos
Y quien solo tiene que mirar
Para dirección o para quien consulta sin cambiar nada, hay usuarios de solo lectura: ven el panel, pero no corrigen, no aprueban y no descargan.
Lo marcado «Con…» depende de los módulos
El fichaje y el registro de jornada van siempre. Gastos, vacaciones, turnos y calidad son módulos que se activan por empresa: cada perfil ve su parte cuando tu empresa los tiene.
Ver los módulos¿Te lo enseñamos con cada perfil?
En la demo entramos como administrador, como responsable de un centro y como trabajador en el móvil, con una empresa de ejemplo.
Y después, pruébalo 30 días con tu equipo.
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